やる気が起きない事務作業を今日中に終えるための簡単な方法5つ

 

秘書は事務作業が本職とは言っても、どうしても気分が乗らず、始めるのがおっくうになるときがあります。
そんな時に実践している方法を5つ紹介しちゃいます。

範囲を決めて片づける

テスト前や締め切り前にやってしまいがちな「身の回りの片づけ」。
これを始めると一日が終わってしまうじゃないか！と思う方もいらっしゃいますよね。

それは、あなたがデスクの中をすべて片づけようとしているからではないでしょうか？

そこでおすすめしたいのが、『デスクの一部だけ片づける』ということ。
ポイントは今取りかからなければならない書類が置いてある場所に範囲を絞って片づけることです。
なぜなら、本当に処理しなければならない書類のまわりに、もう破棄してもいい書類や、ファイリングしてもよい書類、まだ開けられていないDM、あとは上司に回すだけの書類が混じっているかもしれないからです。

ここがすっきりするだけで今本当にやらなければならないことも明確になりますし、書類が少なくなるとゴールが見えやすく、やる気が出るに違いないでしょう。

とりあえず何かひとつとりかかる

手順や量が多い書類の処理はつい後回しにしてしまい、締め切り前になって焦って残業するという経験をしたことは1度や2度ではないはず。

そんなときは、『一部だけでもいいから面倒に思う前に手を付ける』をおすすめします。

とりあえず何も考えず始めてしまい、その流れで一日10分、書類10枚でもいいから進めてみる。
そこで気乗りがしなければ、他の作業に切り替えればいいのです。

始めてみると案外簡単に済んだ、ということもありますし、ほんの少しでも要領がわかれば、次からはもっととりかかりやすくなるはずです。

 

人から依頼されたものから始めてみる

事務作業の中でも意外と多い、お客さんや社内の人から依頼された仕事。
面倒くさいを断ち切るにはぴったりです。

自分の仕事もあるけれど、『人から頼まれた仕事を優先してやってみる』。

迅速正確丁寧に書類を作り上げ、スムーズに次のセクションにまわすのは社会人の心得ですよね。
仕事が片づくだけでなく、仕事ができる人と周囲からの評判もバッチリ上がるでしょう。

人から仕事を依頼されたらチャンス！と思ってモチベーションを上げながら事務作業をしてみるのはいかがでしょうか。

出かける用事を作る

ずっと事務所にいると、何だか気が滅入ってくることはありませんか？
それが事務作業が進まない原因のひとつかも。

それなら社内を見回して、『事務所を出る用事を作ってしまう』のもひとつの手です。

銀行に支払いを済ませに行く、社内用品を買い足す、郵便ポストに投函しに行く、シュレッダーのごみをごみ捨て場に持っていく。

社内にひとつぐらいあるはずです。

外の空気を吸ったり身体を動かすことで、煮詰まってる時も気分転換になり、やる気が湧いてくるかもしれませんよ。

思い切って情報収集の時間に充てる

どんな方法を試しても、時間ばかり過ぎてなかなかはかどらない…

そんな時は思い切って『情報収集に時間を割く』という方法を試してみてください。
情報収集は、仕事に関することでも、自分の好きなことでも構いません。
新聞を読んだり、情報誌をめくったり、インターネットで気になるお店を検索したり。
他の部署へ行って、情報交換というのもありでしょう。

時間の無駄と思えるようなことでも、仕事のヒントにつながることはたくさんあります。
アンテナを常に高く立てておくことは、きっと仕事だけでなくあなたの人生を充実させることとなるでしょう。